DX時代の企業経営を支える文書情報マネージャ―

デジタルトランスフォーメーションにおける文書情報マネジメントの役割

 経済産業省から「2025年の崖」の指摘があっても、実態は表面上の取組みだった「デジタルトランスフォーメーション(DX)」でしたが、新型コロナ感染症対策のため、「テレワーク化」が急減に進行し、「押印廃止」に代表される「紙帳票・紙文書の廃止」に、本気で取り組む企業が増えてきています。

 これを期に、多くの業務を紙中心に行って来たことに気づいた企業も多いと思います。紙をスキャンして、電子化することを目指す「ペーパーレス化」に留まると、DXには、とても行きつきません。

 業務の本質を見極め、組織として目標を持ち、単に、ITツールを導入するだけでなく、人財育成、組織文化、モチベーションの向上を伴った活動が必要となっています。この考え方は、文書情報マネジメント・文書情報マネージャ―の考え方と同じです。

 是非、文書情報マネージャ―認定セミナーを受講頂き、また、その後の文書情報マネージャ―間の情報交換の場である「研究会」などに参加頂き、DX推進の活用頂きたく存じます。

 

経営にとっての文書情報マネジメントとは

 今の企業経営や組織の運営には、ガバナンス、コンプライアンスはもとより、事業継続も強く求められています。

 これまでは勘と経験でなんとかなった企業経営も、過去の経験に裏打ちされ、同じ間違いを犯さないように、しっかりとした情報をもとにした経営が必要となっています。このベースとなるものが、業務の中で作成したり入手したりするさまざまな文書であり、記録です。
 しかし、これら文書や記録がたとえ残されていても整理し、管理されていなければ必要な時に活用することはできません。

 社会環境が激変している現在、過去のことは忘れて新しいことにのみ目を向けていればいいとする考えでは、将来にわたって組織を安定的に残すことはできません。組織が経験した過去の知識や経験を生かすことで、不要な失敗を防ぎ、無駄な手間を省くことができるようになります。
文書情報マネジメントは経営の継続、技術の伝承のための手段であり、次世代に繋げる重要な方策の一つです。

 

文書情報マネージャー認定制度とは

 この認定制度は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が主催し、2013年に開始しました。
 これまで、文書管理、記録管理は、存在している書類や情報をいかにうまく整理するが重要点であるかのように一般的には理解されてきました。これは、ともすれば、文書管理規程に沿った文書整理さえしていればいいという形骸化にもつながっております。
 企業・組織の競争力、事業継続力を強くしていくには、もちろん経営者からのトップダウンは必須ですし、総務部門、法務部門、IT部門の支えも必要ですが、実際に文書情報を取り扱って業務を行っている部門の方が文書情報マネジメントにを推進していくことが必要です。
 JIIMAが考える「文書情報マネージャー」は、各部門の業務責任者やその方を補佐する方々で、文書情報を「守りの手段」として利用するだけではな「攻めの手段」としても捉えて、自部門の業務、全社の業務に取り組んで頂けるような方です。「文書情報マネージャー認定取得セミナー」を通じ、「文書情報マネージャー」に必要な知識を習得していただき、これを認定しています。

 

文書情報マネージャーとは

 この認定制度は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が主催し、2013年に開始しました。

 これまでの文書管理、記録管理に関する手法は、ほとんどが存在している書類や情報をいかにうまく整理するかに力 点が置かれていました。
 しかし昨今の状況から、経営の観点から見た情報の重要性を認識し、どのような情報や記録 を残し、活用するかといった、従来にはない視点で文書や記録を取り扱い、管理できる人材の育成が必要とされてい ます。この様な人材を文書情報マネージャーとして認定します。

 文書情報マネージャーは、実際に文書情報を取り扱っている部門に属し、文書情報の最適なマネジメントを立案し改善・改革に取り組むことができる人材です。

 

文書情報マネージャーを目指していただきたい方

 組織内で文書情報マネジメントを立案し実行する、部門の管理者またはその補佐を行う方や、文書情報マネジメントを担う専門家を目指している方などを対象としています。

 

文書情報マネージャーに期待すること

 この資格の取得者は、文書情報の大切さを理解し、組織内に対して文書情報をどのように取り扱えばいいのかの指示を出せる知識を持つことを期待しています。

 具体的には、次のようなことを身に付けていること。

  • 業務の本質を理解している(何のための業務か、必要な文書は何か)
  • 必要に応じて、業務の流れも変革できる
  • 新しい社会環境、技術環境に対して対応することができる
  • 役員(統括文書情報管理者)に対して文書情報マネジメントの重要性を提言できる
  • 自部門の文書情報マネジメントに関して適切な指示が出せる

受講をお薦めしたい方

1.経営者から見た受講推奨部署
 デジタルトランスフォーメーション(以下DX)業務改革の指針は示した。
 後は、実行あるのみ。

① DX推進部門(業務改革部門)、②IT部門、③先進ユーザー部門、④文書管理統括部門の方々にセットで受講して頂くことです。この主要メンバーの認識の一致で、速やかな改革が成し遂げられます。
 
2.各部門(ユーザー部門、IT部門、業務改革部門、文書管理統括部門等)の方
 DX推進、業務改革で、次のような悩みがある。
① 他部門や他社の方の考え方を知りたい
 ・ワークショップで交流したい。
② 文書管理規程について
 ・そもそも規程がない。
 ・規程が古新聞になっていたり、記述が粗く実務に役立たない。
 ・文書の定期点検もなく、従業員は遵守していない。
③ 社内の状況
 ・会社の情報(紙文書・電子文書)が属人化している。 
 ・秘密・機密書類などの管理が徹底できていない。 
 ・オフィス移転などで、紙文書の削減と文書管理のノウハウを知りたい。
 ・在宅・テレワークが増えている。
 ・記録管理の仕方にリスクを感じている。
④ 組織として
 ・文書情報管理についての基礎知識が不足している。
 ・電子への移行に伴い、対応できる知識を身に着けたい。 
 ・文書情報管理からみた電子帳簿保存法の留意点を押さえておきたい。
 ・文書情報管理からみた電子契約の留意点を押さえておきたい。
 ・ どのように文書管理を進めるかの方法を知りたい。
 ・技術伝承等に文書情報管理を活用したい。 
 ・資格を取得させたい。


3.個人として
 ・文書情報マネージャーとしての知識を習得し、資格を習得したい。

 

次回認定資格取得セミナー